Kasserer – hvad indebærer det?

Overvejer du at blive kasserer i din lokalforening eller gruppe? Her er en guide til kassererens arbejde.

Der er to måder at være kasserer på:

  • Diabetesforeningens bogholderi bogfører for lokalforeningen eller gruppen. Lokalforeningen eller gruppen skal blot sende samtlige fakturaer, udlæg og andre afregningsblanketter til Diabetesforeningens bogholderi.
  • Lokalforeningen eller gruppen bogfører selv. Lokalforeningen eller gruppen får rådighedsbeløbet udbetalt til en konto i Danske Bank og kan løbende selv holde sig opdateret om lokalforeningens eller gruppens økonomi.

Bogholderiet bogfører for lokalforeningen eller gruppen

Lokalforeningen eller gruppens opgaver, når bogholderiet bogfører:

  • Samle bilag på udgifter og sørge for, at bilagene er godkendt af lokalforeningen eller gruppens formand og yderligere en person fra bestyrelsen (denne kan godt være kasserer).
  • En gang om måneden fremsende opgørelser på udgifter og indtægter til Diabetesforeningens bogholderi. Der vedlægges bilag på indtægter og udgifter (begge dele indføres på 'Regnskab via bogholderi') – dette skema sendes fra bogholderiet til kassereren enten på mail eller med posten. Bogholderiet skal have alle bilag for årets første 11 måneder inden 5. december, og bilag fra december måned skal være modtaget i Diabetesforeningen inden udgangen af uge 1.
  • Sende fakturaer fra leverandører til Diabetesforeningens bogholderi. Fakturaen skal være underskrevet af to bestyrelsesmedlemmer. Bogholderiets ekspeditionstid er mindst fem dage. Det kan være nødvendigt at kontakte leverandøren for at forlænge betalingsfristen.
  • Fremlægge kvartalsopgørelserne for bestyrelsen.
  • Fremlægge årsopgørelsen på generalforsamlingen.

Lokalforeningen eller gruppen har mulighed for at have en bankkonto med et acontobeløb på op til 2.000 kr. til at betale mindre udgifter. Denne konto fyldes op til 2.000 kr., hver gang bogholderiet modtager en opgørelse fra lokalforeningen eller gruppen.

Bogholderiets opgaver, når bogholderiet bogfører for lokalforeningen eller gruppen:

  • Bogholderiet sender regnskabsreglerne. Disse kan også hentes på frivilligportalen.
  • Bogholderiet sender en vejledning i, hvorledes kontoudtog læses. Kontoudtog sendes fra bogholderiet 4 gange årligt. Opgørelserne kommer ca. tre uger efter udgangen af kvartalet. Dette gælder også regnskabsåret.
  • Bogholderiet sender kassereren 'Regnskab via bogholderi', som skal benyttes, når bilag indsendes til afregning – dette kan gøres elektronisk eller i papirformat.
  • Bogholderiet bogfører de bilag, som kassereren sender ind, og betaler enten direkte til leverandøren, eller til den som har haft udlægget.
  • Bogholderiet kan sende en opgørelse i mellemperioden ved behov. Ekspeditionstiden er ca. syv dage.

Selvbogførende lokalforeninger eller grupper

Kassererens opgaver, når lokalforeningen eller gruppen selv bogfører:

  • Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel er obligatorisk for selvbogførende lokalforeninger eller grupper, og kassereren skal have adgang til en PC med programmet Excel samt et mailprogram, der taler sammen med Outlook.
  • Kassereren samler alle bilag på udgifter og sørger for, at de er godkendt af lokalforeningen eller gruppens formand og yderligere et bestyrelsesmedlem (dette kan godt være kassereren).
  • Kassereren bogfører alle indtægter og udgifter i Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel.
  • Kassereren skal sørge for, at lokalforeningen eller gruppen lever op til foreningens regnskabsregler.
  • Kassereren fremlægger regnskabet løbende for bestyrelsen.
  • Kassereren fremlægger årsopgørelsen på generalforsamlingen.
  • Kassereren sender regnskabet til bogholderiet primo kommende år, dog senest 14 dage før, der skal afholdes generalforsamling i lokalforeningen eller gruppen. Bogholderiet har en ekspeditionstid på ti dage.

Bogholderiet har brug for følgende ved årsafslutningen:

  • Regnskabet i Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel sendes på mail til bogholderiet.
  • Et bankudtog med posteringer for perioden 1/1-31/12 (dette gælder kun lokalforeninger eller grupper, der benytter anden bank end Danske Bank).
  • Kasseoptælling pr. 31/12 (regnskabsåret). 

Kassereren kan få adgang til en konto i Danske Bank, herunder netbank adgang til Danske Banks erhvervssystem og et MasterDirect betalingskort (dette fungerer som et Dankort).

Bogholderiets opgaver, når lokalforeningen eller gruppen selv bogfører:

  • Bogholderiet sender kassereren Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel på mail, en vejledning i hvorledes regnskabsmodellen bruges, regnskabsregler og vejledning i, hvordan kontoudtog læses.
  • Bogholderiet opretter en konto i Danske Bank, hvis ikke lokalforeningen eller gruppen har en i forvejen.
  • Bogholderiet opretter en fuldmagt til netbank adgang.
  • Bogholderiet bestiller et MasterDirect betalingskort til at betale regninger med.
  • Bogholderiet gennemgår årsregnskabet senest 14 dage før generalforsamlingen. Har bogholderiet anmærkninger, søges disse løst hurtigst muligt med kassereren. Det godkendte regnskab sendes tilbage til kassereren.