Regnskabsregler for lokalforeninger og grupper, som hovedkontoret bogfører for

Opgaver og ansvar

Regnskabsreglerne er især relevante for lokalforeningens eller gruppens formand, kasserer og den kritiske revisor, som hver har en række opgaver og ansvar i forhold til lokalforeningens eller gruppens økonomi.

Rollefordeling

  • Formanden
    Har det overordnede ansvar for lokalforeningens eller gruppens økonomi og regnskabsaflæggelse.
  • Kassereren
    Samler bilag og afregner mindre udlæg. Kassereren fremlægger regnskaber ved bestyrelsesmøder og på generelforsamlingen. Bogholderiet sender kontoudtog til lokalforeningen eller gruppen ved udgangen af kvartalet.  
    Se en beskrivelse af kassererens rolle
  • Den kritiske revisor
    Er ansvarlig for revision af regnskabet. 
    Se en beskrivelse af den kritiske revisors rolle

Formanden, kassereren og den kritiske revisor skal være tre forskellige personer og må ikke tilhøre samme husstand. Den kritiske revisor kan kun ændres på en generalforsamling.

Bankkonto og MasterCard

Lokalforeningen eller gruppen har som udgangspunkt en konto i Danske Bank. Kontoen er oprettet af Diabetesforeningens bogholderi og står i lokalforeningens eller gruppens navn. Der er mulighed for at få udstedt et MasterDirect-kort til kassereren. Dette fungerer som et almindeligt Dankort. Kassereren har enefuldmagt over kontoen og er således den eneste, der kan hæve penge og betale regninger på kontoen. Kontoen opfyldes til 2.000 kr. fra bogholderiet, når der indsendes bilag. Kontoen må ikke overtrækkes. Ved arrangementer mv. er der dog mulighed for at advisere bogholderiet pr. mail eller brev om, at der er behov for et større beløb, og bogholderiet indsætter et aftalt beløb.

For at kunne oprette en fuldmagt til kontoen, skal bogholderiet have kassererens fulde navn, adresse og cpr.nr., samt en kopi af pas eller kørekort (billeddokumentation).

Kontoen kan oprettes med netbank adgang, hvis kassereren ønsker dette. Formanden kan desuden få mulighed for at følge med i kontoens bevægelser vha. en speciel ’kigge-adgang’.

Som udgangspunkt benyttes Danske Bank, idet Diabetesforeningen har forhandlet nogle gode aftaler til gavn for hele foreningen. Taler særlige lokale forhold for det, kan en anden bank benyttes. Begrundelsen herfor skal lokalforeningen eller gruppen sende til bogholderiet.

Pas på kort og koder

Det er vigtigt, at kort og kode ikke opbevares samlet og i en form, så andre kan læse koden. Finder en tyv både kort og kode er kortreglerne, at banken ikke dækker tabet. Det kan blive til mange penge på meget kort tid, da banken først lukker, når kortet bliver spærret, eller når der ikke er flere penge på kontoen (MasterCardet har automatisk den spærring). Man kan også sikre lokalforeningens penge ved kun at have f.eks. 10.000 kr. stående på bankkontoen og resten på særkontoen. Hvis I ønsker den løsning, vil vi gerne ved årets start flytte pengene over på særkontoen. I kan så blot sende en mail til bogholderiet, når behovet for likviditet opstår, så vil vi flytte pengene over på jeres konto.

Rådighedsbeløbet

Alle lokalforeninger tildeles årligt et rådighedsbeløb.

Se retningslinjerne for rådighedsbeløbet

Rådighedsbeløbet overføres årligt til lokalforeningens bankkonto i fire rater. I 1. kvartal sker det medio januar. De øvrige overførsler bliver foretaget primo april, primo juli og primo oktober.

Udbetaling af rådighedsbeløb forudsætter, at der er afholdt generelforsamling i henhold til vedtægterne, samt at der forelægges godkendt regnskab, jf. afsnit 9.

Særkonto

Særkontoen benyttes til kontering af lokalforeningen eller gruppens udgifter, indtægter samt § 18-midler og tilskud fra andre offentlige institutioner.

Bogføring

Lokalforeningen eller gruppen indsender opgørelse på udgifter / indtægter på regnskabsarket: ”Regnskab via bogholderi” samt ”Bilag til bogholderiet”. Disse ark sendes via mail eller i udskrevet form til lokalforeningen eller gruppen. Bogholderiet bogfører på baggrund af den indsendte opgørelse og bilag. Skema til opgørelsen sendes til kassereren, når denne tiltræder sit hverv.

Udgifter

Lokalforeningen eller gruppen skal benytte sine midler i henhold til Diabetesforeningens vedtægter og retningslinjer.

Kassereren udfylder regnskabsarket: ”Regnskab via bogholderi” og vedlægger originale bilag. Originalbilag sendes til bogholderiet med post.

Bogholderiet kan modtage og betale fakturaer. Dog skal lokalforeningens eller gruppens bestyrelse sende bekræftelse på, at fakturaen skal betales, og beløbet skal fremgå. Kendes beløbet ikke, sendes fakturaen fra bogholderiet til godkendelse hos lokalforeningen eller gruppen, som sender den godkendte faktura retur til bogholderiet.

Både formand og kasserer skal underskrive alle udgiftsbilag. Ved deltagelse i lukkede arrangementer med forplejning, skal navne på deltagere fremgå af bilag, jf. skattelovgivningen.

Hent indtægts- og udgiftsbilag

Kørsel og telefon

Lokalforeningen eller gruppen udbetaler selv kørsels- og telefonudgifter. Lokalforeningen eller gruppen kan også indsende afregning til Diabetesforeningen. Ved begge metoder benyttes Diabetesforeningens blanketter, som er udarbejdet iht. skattelovgivningen, og alle felter udfyldes. Derved risikerer modtageren ikke skattepligt.

Diabetesforeningen følger Ligningsrådets satser.

Telefonrefusion udbetales ud fra en vurdering af faktisk forbrug. Der kan maksimalt udbetales 2.000 kr. i telefonrefusion til en person pr. år.

Hent blanketter til kørsels- og telefonrefusion

Honorarer

Såfremt en foredragsholder skal have udbetalt et honorar, sker udbetalingen via bogholderiet. Lokalforeningen eller gruppen udfylder honorarskemaet og indsender det til bogholderiet. Bilaget skal indsendes umiddelbart efter, at foredraget er afholdt.

Hent honorarskema og blanket til kørselsrefusion 

Ønsker lokalforeningen eller gruppen at give foredragsholder en gave, bør dennes værdi ikke overstige 300 kr., og gaven må ikke være i form af et gavekort eller kontanter. Foruden gaven kan gavemodtagerens kørselsudgifter i forbindelse med arrangementet dækkes.

Ansatte i Diabetesforeningens hovedkontor må ikke modtage et personligt honorar eller en gave.

Indtægter

Hovedparten af lokalforeningens eller gruppens indtægter indgår direkte til Diabetesforeningens bogholderi. Har lokalforeningen eller gruppen indtægter, eksempelvis ved indtægtsgivende arrangementer, indsendes opgørelse. Regnskabsarket: ”Regnskab via bogholderi” kan benyttes. Kopi af breve fra kommunen eller andre tilskudsydere sendes gerne til bogholderiet. Ønsker kunden (eksempelvis en sponsor) en egentlig faktura, udstedes denne via bogholderiet efter henvendelse.

Både formand og kasserer underskriver alle indtægtsbilag.

Hent indtægts- og udgiftsbilag

§ 18-midler og andre offentlige tilskud

Det er lokalforeningerne, som søger § 18-midler til motivationsgrupperne, og det er også lokalforeningerne, som har pligt til at aflevere regnskab til kommunen. Bogholderiet kan levere materialet.

Såfremt kommunen forlanger at få originalfakturaer til dokumentation, kan der tages en kopi af den faktura, der ligger som bilagsmateriale. Der skal skrives et notat herom, og dette lægges sammen med bevillingen / indtægtsbilaget.

Kontantbeholdning

Bogholderiet anbefaler, at kontantbeholdning kun består af vekselpenge til køb af småting, idet Diabetesforeningens forsikring ikke dækker bortkomst af disse midler ved eksempelvis indbrud. Ved bestilling af arrangementer, kurser og lignende bør afregnes på regning.

Det anbefales, at kassebeholdningen opgøres af kassereren sammen med en anden fra lokalforeningen efter hver aktivitet. Ved årsafslutningen skal kassen opgøres af kassereren sammen med yderligere et bestyrelsesmedlem. Begge skriver under på optællingen.

Opbevaring af bilag

Bilag indsendes til bogholderiet og opbevares her. Tilskudsbrev mv. kan ligge i lokalforeningen eller gruppen efter eget ønske.

Årsregnskab

Bogholderiet har regnskabet klar 14 dage før generelforsamlingen, dog tidligst i uge 3, og sender det til lokalforeningen i to eksemplarer med bogholderiets underskrift.

Ved årsafslutningen anbefales, at kassen optælles af to bestyrelsesmedlemmer, og at lokalforeningen eller gruppen, der benytter anden bank end den Danske Bank, sender kontoudtog.

Generalforsamlingen

Det godkendte regnskab skal efterfølgende gennemgås af den kritiske revisor. Denne skal godkende og gennemgå regnskabet. Dette regnskab fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen, og formand og kasserer skal underskrive. Der skal afholdes generalforsamling inden udgangen af februar måned.

Referat fra generelforsamling samt det godkendte og underskrevne regnskab, indsendes til hovedkontoret senest den 7. marts.

Ny kasserer i lokalforening/gruppe

Afløseren er fundet, når kassereren går af
Den tidligere kasserer (formanden i dennes fravær) skal aflevere evt. materiale, eksempelvis tilskudsbreve, kontoudtog fra andre banker mv. til ny kasserer. Kassen tælles op af to medlemmer i bestyrelse. Resultatet af optællingen skal underskrives af begge optællere. Lokalforeningen eller gruppen skal give bogholderiet besked på skrift / mail med navnet på den nye kasserer. 

Hvis der ikke er fundet en afløser, når kassereren går af
Lokalforeningen eller gruppen sørger for, at alle bilag, f.eks. tilskudsbreve, kontoudtog fra andre banker mv. sendes til bogholderiet. Kassen tælles op af to bestyrelsesmedlemmer, hvorefter beløbet sættes ind på lokalforeningens eller gruppens bankkonto. Bestyrelsen skal hurtigst muligt samles og konstituere en ny kasserer. 

Fuldmagt til bankkontoen

Ved kassererskifte tilbagekalder bogholderiet fuldmagten til bankkontoen, såfremt denne er oprettet i Danske Bank. Når en ny kasserer er valgt, skal der oprettes en fuldmagt til denne.

Har lokalforeningen eller gruppen en anden bank end Danske Bank, står lokalforeningen eller gruppen selv for at tilbagekalde fuldmagten.

Spørgsmål

Har du spørgsmål vedrørende regnskabsreglerne, regnskab og bogføring, kan du kontakte bogholderiet på bogholderiet@diabetes.dk eller kontakte Tina Haugstrup Nawrocki på tlf. 63 12 90 48 eller Lene Olsen på tlf. 63 12 90 50.

Årsregnskab og andre materialer sendes til Diabetesforeningen, Rytterkasernen 1, 5000 Odense C, Att.: Bogholderiet.