Regnskabsregler for selvbogførende lokalforeninger og grupper

Opgaver og ansvar

Regnskabsreglerne er især relevante for lokalforeningens eller gruppens formand, kasserer og den kritiske revisor, som hver har en række opgaver og ansvar i forhold til lokalforeningens eller gruppens økonomi.

Rollefordeling

  • Formanden
    Har det overordnede ansvar for lokalforeningens eller gruppens økonomi og regnskabsaflæggelse.
  • Kassereren
    Varetager lokalforeningens eller gruppens bogføring og betaler regninger løbende. Kassereren udarbejder og fremlægger regnskaber ved bestyrelsesmøder og på generelforsamlingen.
    Se en beskrivelse af kassererens rolle
  • Den kritiske revisor
    Er ansvarlig for revision af regnskabet.
    Se en beskrivelse af den kritiske revisors rolle

Formanden, kassereren og den kritiske revisor skal være tre forskellige personer og må ikke tilhøre samme husstand. Den kritiske revisor kan kun ændres på en generalforsamling.

Bankkonto og MasterDirect-Card

Lokalforeningen eller gruppen har som udgangspunkt en konto i Danske Bank. Kontoen er oprettet af Diabetesforeningens bogholderi og står i lokalforeningens eller gruppens navn. Der er mulighed for at få udstedt et MasterDirect-kort til kassereren. Dette fungerer som et almindeligt Dankort. Kassereren har enefuldmagt over kontoen og er således den eneste, der kan hæve penge og betale regninger på kontoen.

Der må kun bruges de midler, som lokalforeningen eller gruppen har, og kontoen må ikke overtrækkes.

For at kunne oprette en fuldmagt til kontoen, skal bogholderiet have kassererens fulde navn, adresse og cpr.nr., samt en kopi af pas eller kørekort (billeddokumentation).

Kontoen kan oprettes med netbank adgang, hvis kassereren ønsker dette. Formanden kan desuden få mulighed for at følge med i kontoens bevægelser vha. en speciel ’kigge-adgang’.

Som udgangspunkt benyttes Danske Bank, idet Diabetesforeningen har forhandlet nogle gode aftaler til gavn for hele foreningen. Taler særlige lokale forhold for det, kan en anden bank benyttes. Begrundelsen herfor skal lokalforeningen eller gruppen sende til bogholderiet.

Pas på kort og kode

Det er vigtigt, at kort og kode ikke opbevares samlet og i en form, så andre kan læse koden. Finder en tyv både kort og kode er kortreglerne, at banken ikke dækker tabet. Det kan blive til mange penge på meget kort tid, da banken først lukker, når kortet bliver spærret, eller når der ikke er flere penge på kontoen (MasterCardet har automatisk den spærring). Man kan også sikre lokalforeningens penge ved kun at have f.eks. 10.000 kr. stående på bankkontoen og resten på særkontoen. Hvis I ønsker den løsning, vil vi gerne ved årets start flytte pengene over på særkontoen. I kan så blot sende en mail til bogholderiet, når behovet for likviditet opstår, så vil vi flytte pengene over på jeres konto.

Rådighedsbeløbet

Alle lokalforeninger tildeles årligt et rådighedsbeløb.

Se retningslinjerne for rådighedsbeløbet

Rådighedsbeløbet overføres årligt til lokalforeningens bankkonto i fire rater. I 1. kvartal sker det medio januar. De øvrige overførsler bliver foretaget primo april, primo juli og primo oktober.

Udbetaling af rådighedsbeløb forudsætter, at der er afholdt generelforsamling i henhold til vedtægterne, samt at der forelægges godkendt regnskab, jf. afsnit 9.

Bogholderiet har mulighed for at modregne følgende i rådighedsbeløbet: Á conto udlæg, honorarudlæg og forfaldne fakturaer udstedt af bogholderiet. 

Særkonto

Særkontoen er en mellemregningskonto mellem bogholderiet og lokalforeningen eller gruppen. Det vil sige, at den har samme funktion, som en bankkonto. Bevægelserne på kontoen er:

  • § 18-midler og tilskud fra andre offentlige institutioner
  • Rådighedsbeløb 
  • Opsparede midler

Har lokalforeningen midler stående på en særkonto i bogholderiet, kan disse overføres til lokalforeningens eller gruppens bankkonto på anmodning. Rådighedsbeløbet overføres automatisk hvert kvartal fra bogholderiet til lokalforeningen eller gruppen.

Midler som indgår til bogholderiet, fordi kommunen benytter Diabetesforeningens NEM- konto, overføres til lokalforeningens eller gruppens konto senest 14 dage efter, at midlerne er registreret i bogholderiet.

Anmodes der om særkontomidler, som ikke er gået ind i indeværende år, og som ikke er § 18-midler, skal bogholderiet bruge underskrifter fra både formand og kasserer, hvis beløbet er på mere end 10.000 kr. 

Bogføring

Lokalforeningens eller gruppens kasserer varetager bogføringen. Bogføringen skal foretages i Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel (excel-ark). Lokalforeningen skal selv anskaffe excel-programmet.

Ønsker lokalforeningen eller gruppen ikke at benytte Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel, overgår bogføringen til Diabetesforeningens bogholderi.

Udgifter

Lokalforeningen eller gruppen skal benytte sine midler i henhold til Diabetesforeningens vedtægter og retningslinjer.

Både formand og kasserer skal underskrive alle udgiftsbilag. Ved deltagelse i lukkede arrangementer med forplejning, skal navne på deltagere fremgå af bilag, jf. skattelovgivningen.

Hent indtægts- og udgiftsbilag

Kørsel og telefon

Lokalforeningen / gruppen kan jævnfør ligningslovens § 7 udbetale skattefri kørselsgodtgørelse til ulønnede frivillige bestyrelsesmedlemmer og medhjælpere.

Ved udbetaling benyttes Diabetesforeningens blanketter, som er udarbejdet iht. skattelovgivningen, og alle felter udfyldes for at modtageren kan få udbetalt skattefri kørselsgodtgørelse. Diabetesforeningen følger Ligningsrådets satser.

Telefonrefusion udbetales ud fra en vurdering af faktisk forbrug. Der kan maksimalt udbetales 2.000 kr. i telefonrefusion til en person pr. år.

Hent blanketter til kørsels- og telefonrefusion

Honorarer

Lokalforeningen kan indgå en aftale med en foredragsholder om, at denne skal have et honorar for sin ydelse. I den forbindelse kan lokalforeningen også dække kørsel iht. Ligningsrådets satser. Honorar og kørsel er B-skattepligtigt og skal derfor udbetales via Diabetesforeningens bogholderi. Skulle der være andre udgifter, som foredragsholderen afholder, kan lokalforeningen dække disse udgifter lokalt. Der refunderes efter regning.

Lokalforeningen / gruppen skal udfylde honorarskemaet og indsende det godkendte skema til bogholderiet, umiddelbart efter at foredraget er afholdt. Vi anbefaler, at foredragsholder får en kopi af honorarskemaet. Skema må gerne skannes og indsendes pr. mail til bogholderiet. Dato for udbetaling fremgår af honorarskemaet. Lokalforeningen modtager en regning på honoraret, når udgiften er lønanmeldt og betalt. Bilag indsendt inden den 15. i måneden vil blive medtaget i lønudbetalingen sidst på måneden.

Hent honorarskema og blanket til kørselsrefusion 

Hvis foredragsholderen har egen CVR-registeret virksomhed, må denne fremsende en faktura.

Hvis foredragsholderen afholder foredraget uden beregning,  betragtes foredragsholderen  på samme måde som en frivillig medhjælper. Lokalforeningen / gruppen kan i den forbindelse dække foredragsholderens kørsel i henhold til punkt 6.1. Man må også gerne give foredragsholderen en beskeden gave, såsom vin eller blomster, til en værdi der ikke overstige 300 kr. Gaven må ikke være i form af et gavekort eller kontanter.

Ansatte i Diabetesforeningens hovedkontor må ikke modtage et personligt honorar eller en gave.

Indtægter

For hver indgående indtægt i lokalforeningen eller gruppen laves et indtægtsbilag i Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel. Det er tilstrækkeligt med en kopi af breve fra kommunen eller andre tilskudsydere. Ønsker kunden (eksempelvis en sponsor) en egentlig faktura, udstedes denne via bogholderiet efter henvendelse.

Både formand og kasserer underskriver alle indtægtsbilag.

Hent indtægts- og udgiftsbilag

§ 18-midler og andre offentlige tilskud

Både indtægter og udgifter, som f.eks. § 18-midler, skal medtages i regnskabet. Såfremt tilskudsgiver tillader det, kan overskydende midler hensættes på en særlig konto, idet det er hensigtsmæssigt, at udgifter og indtægter ligger i samme regnskabsår.

Det er lokalforeningerne, som søger § 18-midler til motivationsgrupperne, og det er også lokalforeningerne, som skal bogføre disse midler. Regnskabsarket i Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel har en indtægtskonto og en udgiftskonto specielt til disse midler.

Såfremt kommunen forlanger at få originalfakturaer til dokumentation, kan der tages en kopi af den faktura, der ligger som bilagsmateriale. Der skal skrives et notat herom, og dette lægges sammen med bevillingen / indtægtsbilaget.

Kontantbeholdning

Bogholderiet anbefaler, at kontantbeholdning kun består af vekselpenge til køb af småting, idet Diabetesforeningens forsikring ikke dækker bortkomst af disse midler ved eksempelvis indbrud. Ved bestilling af arrangementer, kurser og lignende bør afregnes på regning.

Det anbefales, at kassebeholdningen opgøres af kassereren sammen med en anden fra lokalforeningen efter hver aktivitet. Ved årsafslutningen skal kassen opgøres af kassereren sammen med yderligere et bestyrelsesmedlem. Begge skriver under på optællingen.

Opbevaring af bilag

Kassereren opbevarer lokalforeningens eller gruppens bilag. Bilagene skal gemmes i 5 år i henhold til regnskabsloven. Ved kassererskifte overtager den nye kasserer materialet fra foregående år.

Årsregnskab

Inden regnskabet fremlægges på generalforsamlingen, skal det være gennemgået i bogholderiet. Diabetesforeningens elektroniske regnskabsmodel indeholder alle nødvendige regneark til udregning af årsregnskab.

Til gennemgang af årsregnskabet skal bogholderiet bruge følgende:

  • Regnskabet elektronisk i Excel-format på mail.
  • Kasseoptælling pr. sidste dag i året.
  • Såfremt lokalforeningen eller gruppen benytter anden bank end Danske Bank, skal bogholderiet bruge et bankudtog med posteringer for hele året.

Regneark, kasseoptælling og kontoudtog fremsendes, således at bogholderiet har det senest 14 dage før afholdelse af lokalforeningens eller gruppens generalforsamling.

Bogholderiets ekspeditionstid forventes at være ti dage.

Bogholderiets gennemgang

Bogholderiet foretager en regnskabsteknisk gennemgang af de indsendte årsregnskab, hvilket giver lokalforeningerne eller grupperne en sikkerhed for, at regnskabet er i overensstemmelse med gældende lovgivning og retningslinjer.

  • Bogholderiet gennemgår rådighedsbeløbet og tjekker, at det stemmer med bogholderiets bogføring af rådighedsbeløbet.
  • Bogholderiet tjekker, at likviderne stemmer iht. bank og kasseoptælling, samt at særkontoen stemmer med bogholderiets bogføring.
  • Bogholderiet tjekker at likviditetsændringen svarer til årets resultat.

Efter gennemgang sendes årsregnskabet retur til lokalforeningen i to eksemplarer med bogholderiets godkendelse på. Finder bogholderiet ting, som bør / skal rettes inden generelforsamlingen, søges dette løst med kassereren inden generelforsamlingen.

Generalforsamlingen

Det godkendte regnskab skal efterfølgende gennemgås af den kritiske revisor. Denne skal godkende og gennemgå regnskabet. Dette regnskab fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen, og formand og kasserer skal underskrive. Der skal afholdes generalforsamling inden udgangen af februar måned.

Såfremt årsregnskabet har anmærkninger fra bogholderiet, der ikke kan løses inden generelforsamlingen, fremlægges årsregnskabet med bogholderiets bemærkninger.

Referat fra generelforsamling samt det godkendte og underskrevne regnskab, indsendes til hovedkontoret senest den 7. marts.

Ny kasserer

Afløseren er fundet, når kassereren går af
Den tidligere kasserer (formanden i dennes fravær) skal aflevere evt. materiale, eksempelvis tilskudsbreve, kontoudtog fra andre banker mv. til ny kasserer. Kassen tælles op af to medlemmer i bestyrelse. Resultatet af optællingen skal underskrives af begge optællere. Lokalforeningen eller gruppen skal give bogholderiet besked på skrift / mail med navnet på den nye kasserer. 

Resultatet af optællingen skal underskrives af begge optællere. Bogholderiet får besked på skrift / mail med navnet på den nye kasserer, så bogholderiet kan oprette en bankfuldmagt.

Hvis der ikke er fundet en afløser, når kassereren går af
Bogføringen overgår til bogholderiet, og lokalforeningen eller gruppen sørger for, at alle bilag, evt. kontoudtog fra andre banker og al bogføring sendes til bogholderiet. Kassen tælles op af to bestyrelsesmedlemmer, hvorefter beløbet sættes ind på lokalforeningens bankkonto. Bestyrelsen skal hurtigst muligt samles og konstituere en ny kasserer. 

Fuldmagt til bankkontoen
Ved kassererskifte tilbagekalder bogholderiet fuldmagten til bankkontoen, såfremt denne er oprettet i Danske Bank. Når en ny kasserer er valgt, skal der oprettes en fuldmagt til denne.

Har lokalforeningen eller gruppen en anden bank end Danske Bank, står lokalforeningen eller gruppen selv for at tilbagekalde fuldmagten.

Spørgsmål

Har du spørgsmål vedrørende regnskabsreglerne, regnskab og bogføring, kan du kontakte bogholderiet på bogholderiet@diabetes.dk eller kontakte Tina Haugstrup Nawrocki på tlf. 63 12 90 48 eller Lene Olsen på tlf. 63 12 90 50.

Årsregnskab og andre materialer sendes til Diabetesforeningen, Rytterkasernen 1, 5000 Odense C, Att.: Bogholderiet.