Det gode møde

Det gode møde er kendetegnet ved, at mødelederen har en særlig rolle i at sikre, at mødet bliver godt, og man kommer i mål med dagsordenen. Herunder at sikre involvering og aktivering af deltagerne. Man kalder det også at facilitere, som betyder at gøre let og at fremme noget. I dag bruges ordet ofte om de teknikker, der bruges for at lette processer mellem en gruppe mennesker og sørge for, at de kommer i mål med det planlagte.

For at fremme et godt møde kan man således bruge en række metoder og værktøjer. Herunder kan du finde inspiration, der kan hjælpe dig til et godt møde, fra overvejelsesfase og involvering til den afsluttende evaluering.

Før mødet (overvejelsesfasen)

Det er en god idé at gøre sig nogle overvejelser om, hvilket formål og hvilke mål der er for mødet. Som styringsredskab kan en god og overskuelig dagsorden bidrage til at mødet bliver godt og mere overskueligt for den, der er ansvarlig for mødet (mødelederen/facilitatoren). Er der tale om et større møde, hvor der skal træffes mange beslutninger, er det en god idé at bruge en drejebog.

Det kan være givtigt at starte mødet med et check ind (se nedenfor), som skaber fokus og nærvær, og sidst i mødet afslutte med et check ud (se nedenfor), som er med til at afrunde mødet på en god måde. Som afveksling kan man bruge en icebreaker (se nedenfor) i starten af mødet og en energizer i løbet af mødet. Det skal selvfølgelig planlægges og overvejes, for at man kan opnå den ønskede effekt.

Eksempel: Dagsorden for et bestyrelsesmøde

Dato: 

Sted:

Punkter:

Kl. 18.00 – 18.30

 
Kl. 18.30-20.00


Kl. 20.00-21.00

 

 

 

Emne:

Velkommen, en bid mad og check ind. F.eks. en 'siden sidst runde' (se nedenfor)

Planlægning af aktiviteter for det næste år (overvej gerne på forhånd)

Vi beslutter, hvem der er ansvarlige for hvilke aktiviteter

Kaffe, videndeling og check ud

Næste møde – hvem gør hvad?

 

 

Ansvarlig

Mødelederen eller en af deltagerne

Mødelederen eller en af deltagerne

Mødelederen

 

Eksempel: Referat for et bestyrelsesmøde

Dato:

Mødeleder:

Referent: En af deltagerne

Tilstede:

Afbud:

Punkter:

Kl. 18.00 – 18.30


Kl. 18.30-20.00

 

 

Kl. 20.00-21.00

 

 

 

 

 


Emne

Velkommen, en bid mad og check ind. F.eks. en 'siden sidst runde (se nedenfor)

Planlægning af aktiviteter for det næste år (overvej gerne på forhånd)

Vi beslutter, hvem der er ansvarlige for hvilke aktiviteter

Kaffe, videndeling og check ud

Næste møde – hvem gør hvad?

 

 

 

 

 


Beslutning og ansvarlig

 


Hvem gør hvad, hvornår? 

 

 

Næste mødedato

Hvem gør hvad? 

Under mødet

Når man bruger tid på at komme til et møde, er det også vigtigt, at man oplever, at man har bidraget med det, man kan. Jo mere alle er på banen, jo sjovere har det været at deltage. Der er en række metoder, der kan hjælpe dig som mødeleder, så alle kommer på banen og deltager aktivt.

Du kan f.eks. bede dine deltagere om at bruge et minut eller to på at overveje, hvad de tænker om et emne. Du kan også vælge at lade deltagerne drøfte et emne to og to og derefter snakke om det i gruppen.

Evaluering og afslutning på mødet (f.eks. tjek ud og sandwichmetoden (se nedenfor))

Evaluering kan være en rigtig god idé, når man gerne vil have viden eller hjælpe deltagerne til at få et større udbytte af et møde eller et arrangement.

Det vigtigste er at overveje, hvorfor man gerne vil evaluere. Hvad er formålet?

Herefter skal man tænke sig godt om, når man vælger, hvilke spørgsmål man gerne vil stille. Man bør også overveje, hvem der skal have gavn af evalueringen, og hvem målgruppen/deltagerne er.

Formål

Afklaring og overvejelser over, hvorfor man vælger at evaluere mødet eller aktiviteten.

Spørgsmål

Overvej nøje, hvilke spørgsmål I vil have svar på, og hvad spørgsmålene skal give jer svar på.

Metode

Der er mange metoder at vælge imellem.

Det vigtigste, når man skal vælge en metode, er at overveje, hvad den skal bruges til og i hvilken sammenhæng.

Til almindelige møder og arrangementer kan man med fordel anvende en check ud, som findes i mange forskellige former. Skal man have flere spørgsmål bevaret, kan et spørgeskema eller en survey anvendes.

Målgruppe

Deltagere på et bestyrelsesmøde

Deltagere ved et foredrag

Deltagere ved et regionsmøde


Sandwich metoden

Formål: At evaluere og få feedback på et møde eller et arrangement.

Hvordan gør man?

Giv deltagerne tid til at overveje og skrive:

3 specifikke positive ting

Det var spændende...

Det var lærerigt ….

Du er meget….

OG

Et godt råd vil være…

Eksempel:

Det var spændende at høre om nyt fra Hovedkontoret.

Det var lærerigt at få mere viden om psyken.

Du var god til at få alle involveret.

OG

Et godt råd vil være, at opgaverne blev fordelt mellem flere.

Tid? Ca. 15 minutter

Antal deltagere? Max 10, hvis alle skal høres. Metoden kan også bruges hvis der er flere, men så skal man kun spørge den antal man kan nå.

Siden sidst runde

Bruges som opstart på et møde

Formål: Alle får sagt noget, og det giver god energi

Hvordan gør man?

Deltagerne fortæller på skift et minut om

  • Noget der er relevant for alle
  • Noget der har været en sjov oplevelse
  • En udfordring man gerne vil have hjælp til
  • Noget man er blevet inspireret af

tid: 5-10 minutter

Brainstorm

Bruges når der skal idégeneres eller findes nye løsninger.

Formål: Alle idéer kommer i spil – ingen idéer er som udgangspunkt bedre end andre.

Hvordan gør man?

  • Deltagerne bruger 5-10 minutter på at skrive deres idéer ned (bruge gerne post-its)
  • Brug et minut pr. idé og byg mere på. Gør dem bedre og større uden at kritisere.
  • Noter de nye detaljer på post-it noten
  • Nu skal I prioritere ideerne. F.eks. kan I give idéerne point efter, hvor realistiske de er, eller hvilken effekt det vil have. Man kan også bruge farver til at prioritere idéerne, hvor grøn f.eks. er realiserbar, gul måske er og rød umiddelbart kræver for meget nyt.
  • Beslut hvilke idéer, I vil arbejde videre med, og hvem der er ansvarlig for hvad.

Tid: 30-60 minutter

Omvendt brainstorm

Bruges når der skal idégenereres, og når man har brug for en anden måde at gøre tingene på.

Formål: At generere idéer og styrke sammenhold og have det sjovt sammen.

Hvordan gør man?

  • Deltagerne bruger 5-10 minutter på at skrive alle deres dårlige idéer ned (bruge gerne post-its)
  • I vilkårlig rækkefølge vendes de dårlige ideer til noget positivt
  • Nu skal I prioritere idéerne. F.eks. kan I give idéerne point efter, hvor realistiske de er, eller hvilken effekt det vil have. Man kan også bruge farver til at prioritere idéerne. F.eks. grøn for realiserbar, gul for måske og rød for det der umiddelbart kræver meget nyt.
  • Beslut hvilke idéer I vil arbejde videre med, og hvem der er ansvarlig for hvad.

Tid: 30-60 minutter

Check ud

Bruges som afslutning på et møde og er også en måde at evaluere på.

Formål: At runde mødet af på en måde, hvor deltagerne også selv får mulighed for at reflektere.  

  • Deltagerne bruger 2-5 minutter på at reflektere over spørgsmål som f.eks. hvad var det vigtigste, du hørte under mødet? Hvad det mest uventede, du så eller hørte under mødet? Hvad er det største ubesvarede spørgsmål, du har efter mødet? (eller andre spørgsmål I finder på).
  • Brug et minut hver på at fortælle om det, I har noteret.
  • Ubesvarede spørgsmål kan evt. skrives i referatet eller afklares med det samme

Tid: 15 minutter